Source image: Google

Arti Dan Kegunaan Kop Surat Yang Harus Anda Ketahui

Kop surat adalah elemen yang menunjukkan identitas sebuah instansi seperti perusahaan, lembaga pemerintahan, sekolah, atau lainnya sehingga instansi penerima bisa mengetahui siapa pengirim dokumen tersebut. Saat ini rata-rata institusi atau bahkan organisasi telah menggunakan bagian tersebut dalam kegiatan surat-menyurat mereka.

Alasan mengapa bagian kepala kop surat dibuat adalah untuk mengidentifikasi apakah jenis kiriman formal atau non-formal. Ketika hendak mengirimkan surat kepada lembaga atau instansi lain yang memiliki hubungan dan kepentingan tertentu, pastinya perusahaan perlu menerbitkannya secara resmi.

Bagian ini biasanya terletak di tempat paling atas serta dibuat dengan desain yang bagus. Beberapa informasi yang tercantum di kop surat perusahaan maupun lainnya yaitu nama, alamat kantor, telepon serta surel hingga website. Biasanya juga mencantumkan logo instansi sehingga lebih mudah dikenali.

Berikut ini adalah fungsi bagian tersebut.

• Menunjukkan Identitas Suatu Instansi

Kegiatan surat-menyurat merupakan salah satu aktivitas penting baik itu dalam bisnis, organisasi, pemerintahan, dan sebagainya. Ini berkaitan dengan menjalin hubungan kerjasama atau memberikan informasi penting kepada pihak yang dituju.

Satu di antara manfaat penting dalam pembuatan kop surat tentu saja yaitu memberikan informasi mengenai sebuah instansi atau lembaga. Meskipun singkat namun informasi dalam bagian ini sangat strategis karena mencakup nama lembaga, alamat, nomor telepon, alamat surel hingga website.

Yang tidak kalah penting adalah logo perusahaan. Logo menunjukkan identitas strategis yang dapat membuat siapa saja mengenali perusahaan tersebut secara khas. Itulah mengapa kepala surat harus mencantumkan logo yang sesuai. Selain itu, desain keseluruhannya juga harus diperhatikan agar terlihat profesional. Bagian ini berperan pula dalam rangka promosi perusahaan.

• Membuat Kop Pada Dokumen Lamaran Kerja

Melamar pekerjaan adalah sebuah aktivitas penting jika Anda menginginkan posisi pada sebuah perusahaan. Ini merupakan langkah awal untuk membangun karir di bidang yang Anda impikan. Sebelum berkarir di perusahaan impian, tentu Anda perlu menyiapkan dokumen lamaran kerja. Salah satu hal terpentingnya yaitu membuat kop surat lamaran kerja.

Sama halnya dengan instansi, bagian tersebut menunjukkan identitas Anda secara singkat. Hal-hal yang perlu dicantumkan misalnya nama terang, profesi atau spesialisasi, nomor telepon, hingga surel. Untuk beberapa pekerjaan seperti penulis atau desainer grafis, mencantumkan situs pribadi dapat membantu dalam menunjukkan portofolio Anda.

Untuk menunjukkan sisi kredibilitas serta reputasi suatu perusahaan maupun instansi manapun, maka pembuatan kop surat dengan desain profesional tidak bisa diabaikan begitu saja.

Maka KAMI akan dengan senang hati membantu anda dalam pembuatan kop surat sesuai dengan kebutuhan.

Baca juga: Cara Membuat Kop Surat Menggunakan Ms.Word atau Ms.Excel