Snapy

Pengertian Fungsi Nya Buku Agenda

Buku agenda atau diary planner adalah buku yang digunakan untuk catatan dan memo-memo penting yang masuk dalam jangka waktu satu tahun. Walau sekarang ini keberadaan buku agenda sudah mulai tergeser oleh gadget-gadget di zaman digital, namun tidak sedikit masih ada yang lebih memilih buku agenda ketimbang gadget-gadget tersebut.

Buku agenda juga dapat digunakan sebagai media promosi yang efektif, menjangkau segmen pekerja, profesional dan para pelajar. Anggaran promosi yang di keluarkan untuk pembuatan buku agenda tersebut juga cukup murah.

Buku Agenda Tunggal

Buku agenda jenis ini cocok digunakan untuk pencatatan surat masuk dan surat keluar dengan penomoran sekaligus secara berurutan pada setiap halaman. Buku agenda tersebut biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama instansi, perusahaan atau organisasi pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, serta kode arsip.

Buku Agenda Berpasangan

Buku agenda jenis ini terdiri dari buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar yang kolomnya dibedakan, penomoran dalam jenis buku agenda ini pun juga turut dipisah. Buku agenda tersebut pada tabel surat masuk biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama instansi, perusahaan atau organisasi pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, serta kode arsip.

Fungsi Buku Agenda

1. Bukti Surat Masuk Dan Keluar

Fungsi buku agenda yang pertama adalah dengan adanya buku agenda kerja, detail dari setiap yang masuk atau keluar dapat di identifikasi dengan mudah. Pencarian berkas-berkas yang terkaitpun akan mudah dan membantu dengan adanya buku agenda tersebut.

2. Jumlah Surat Masuk Dan Keluar

Ada saatnya terkadang dimana perusahaan perlu untuk melihat jumlah surat masuk dan keluar dalam periode tertentu. Dengan adanya buku agenda ini maka akan sangat membantu untuk memberi semua informasi tersebut kepada perusahaan.

3. Penomoran Surat Keluar

Untuk mengeluarkan surat, perusahaan perlu membuat nomor-nomor yang runtut dari satu surat ke surat yang lain. Apa bila nomor-nomor surat yang dikeluarkan sebelumnya sudah tercatat dalam buku agenda, maka pemberian nomor akan semakin mudah dan cepat.

4. Membantu Pencarian Surat

Dalam keadaan tertentu biasanya perusahaan atau suatu organisasi perlu memiliki surat terdahulu yang telah tersimpan. Dengan menuliskan identitas secara rapi dan berurut maka akan memudahkan dalam hal pencarian surat-surat yang terdahulu.

Itulah penjelasan dan pengertian fungsi nya buku agenda. Jika kamu ingin membuat desain buku agenda custom yang unik, silahkan hubungi Snapy untuk informasi lebih lanjut.

Baca juga: 5 Fungsi Buku Agenda Untuk Berbagai Keperluan Pekerjaan