Source image: Google
Jenis-jenis Buku Agenda Yang Perlu Diketahui
Buku agenda secara umum didefinisikan sebagai buku catatan bertanggal yang berfungsi sebagai catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor, instansi atapun perusahaan. Pengertian secara lain buku agenda merupakan buku yang berfungsi sebagai buku yang digunakan untuk mencatat semua surat-surat keluar masuk dalam waktu satu tahun atau pada periode tertentu.
Baca juga: Lengkapi buku agenda untuk kesibukan hari-hari
-
Jenis-jenis buku agenda
1. Buku agenda tunggal
Buku agenda ini merupakan jenis buku yang cocok dipakai untuk pencacatan surat keluar dan surat masuk serta penomoran yang ditulis secara berurutan (campuran) pada setiap halaman per halaman. Buku agenda ini biasanya ditulis dengan format yang terdiri dari nomor surat, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan pengirim tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan pada keterangan dan juga kode arsip.
2. Buku agenda berpasangan
Buku agenda berpasangan ini adalah buku agenda yang penulisan surat masuk dan surat keluar ditulis secara berpasangan dalam satu buku agenda.
3. Buku agenda kembar
Buku agenda jenis ini adalah buku agenda yang dimana buku agenda untuk surat masuk berbeda atau ditulis secara terpisah dengan buku agenda keluar.
-
Fungsi-fungsi buku agenda
1. Bukti surat keluar dan surat masuk
Dengan adanya buku agenda kerja ini, dapat memudahkan dalam pencarian berkas-berkas tertentu karena detail dari setiap surat masuk maupun surat keluar dapat diidentifikasi dengan mudah.
2. Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar
Buku agenda dapat sangat membantu apabila suatu kantor, perusahaan atau instansi ingin melihat kembali berapa jumlah surat masuk dan jumlah surat keluar dalam periode tertentu.
3. Mengetahui penomoran surat keluar
Dengan adanya buku agenda, untuk melakukan penomoran dalam pembuatan surat akan menjadi lebih muda karena dengan adanya buku agenda, surat-surat sebelumnya tertulis secara berurutan.
Categories: Info