Pexels

Jenis Surat Undangan untuk Berbagai Kebutuhan Acara

Undangan merupakan salah satu alat yang banyak dipakai untuk mengundang tamu atau memberikan informasi tentang sebuah acara atau kegiatan dengan tujuan agar orang yang menerima ikut hadir dalam kegiatan tersebut. Karena tujuannya, kertas ini juga disebut surat undangan. 

Surat menjadi alat komunikasi yang dibuat dari satu pihak kepada pihak lainnya. Mengutip dari kumparan.com, dari buku Mail Merger Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis oleh A. Fauzi, umumnya surat undangan dapat berisi permohonan kepada seseorang atau sebuah lembaga badan untuk menghadiri suatu acara pada hari, tanggal, dan tempat yang telah tercantum di dalam undangan.

Undangan dapat terbagi dalam beberapa jenis, dari yang resmi formal hingga yang informal. Biasanya surat undangan dibuat dalam jumlah banyak untuk nantinya dibagikan kepada kelompok penerimanya. 

Pada beberapa jenis surat, masih menggunakan cap tanda tangan asli atau menggunakan tanda tangan stempel. Nah, selain bentuk formal, terdapat jenis undangan lainnya. 

Yuk kenali beragam jenis undangan dan penggunaannya dalam artikel ini!

Baca juga: Berbagai Ukuran Undangan Pernikahan ini Dapat Menjadi Pilihan yang Tepat

Jenis-jenis Surat Undangan untuk Berbagai Keperluan

Dikutip dari kompas.com, menurut buku Mail Merge: Solusi Praktis untuk Surat-surat Bisnis (2007), jika melihat fungsi undangan, terdapat tiga jenis undangan yang banyak dipakai. Ini dia penjelasannya:

1. Surat undangan pribadi (tidak resmi)

Undangan pribadi atau tidak resmi merupakan jenis undangan yang berisi permohonan untuk menghadiri acara penuh kekerabatan atau acara yang sifatnya keluarga. Biasanya undangan ini banyak dipakai untuk menyampaikan permohonan dari perorangan kepada orang lainnya dalam kepentingan acara pribadi.

Misalnya seperti undangan khitanan, pesta ulang tahun, pertunangan, undangan pernikahan, undangan buka bersama, dan acara lain yang sifatnya kekeluargaan. Untuk itu, dalam pembuatannya undangan pribadi dibuat dengan font berseni yang lebih informal. 

Kesannya, surat tersebut akan nampak santai dan variasi lain yang menarik. Dalam pembuatan surat undangan pribadi juga bisa dilengkapi dengan gambar, ilustrasi, warna yang menarik dan sesuai dengan isi undangan.

2. Surat undangan setengah resmi

Jenis surat ini menjadi gabungan antara surat resmi dan tidak resmi. Umumnya undangan ini dibuat dengan mengatasnamakan perorangan yang ditujukan kepada perorangan juga ataupun instansi atau organisasi lain.

Biasanya undangan setengah resmi ini memiliki maksud yang formal tetapi memiliki acara yang dapat berjalan dengan cara kekeluargaan. Seperti misalnya undangan rapat keluarga, syukuran, rapat RT atau rapat pemuda, dan acara lainnya.

3. Surat undangan resmi

Surat undangan resmi merupakan undangan yang dibuat untuk mengundang ke sebuah acara yang diselenggarakan antar-instansi atau organisasi untuk kepentingan bisnis. Undangan ini bersifat resmi yang memiliki kepentingan hubungan dengan urusan kedinasan, perusahaan, atau bisnis.

Contoh undangan resmi yaitu surat undangan rapat umum, pertemuan bisnis, undangan dinas, dan lainnya. Beberapa acara tersebut merupakan undangan yang dibuat dari sebuah intansi dan bersifat resmi.

Berbeda dari undangan pribadi yang lebih santai, dalam surat undangan resmi harus tercantum kop surat, nomor surat, hingga tujuan undangan. Nama badan atau orang yang menerima undangan juga harus tertulis dnegan jelas.

Dalam surat resmi, juga harus membubuhkan cap atau stempel dari instansi yang bersangkutan. Ini berfungsi sebagai penunjuk pentingnya pertemuan atau rapat yang akan berlangsung tersebut.

Dalam penggunaan surat resmi, juga terbuat dari desain yang formal dengan huruf biasa dan bahasa yang lebih ringkas, lugas, dan tegas. 

Baca juga: Jangan Salah Pilih! Kenali 10 Jenis Kertas untuk Membuat Undangan Penikahan